RPA

RPA står for Robotic Process Automation. Det er softwarerobotter, der efterligner et menneske ved tastaturet: de logger ind, klikker, kopierer og taster, præcis som en medarbejder ville gøre det, bare hurtigere og uden at blive trætte.

Robotterne bruges typisk oven på systemer, der ikke kan tale sammen på andre måder, fx ældre fagsystemer uden API. RPA er altså en bro mellem systemer, bygget i brugerfladen.

En RPA robot følger et manuskript. Den åbner systemet, finder felterne på skærmen, læser og indtaster værdier og klikker videre efter faste regler. Manuskriptet optages eller bygges i et RPA værktøj, og robotten kører derefter opgaven igen og igen, om natten eller hele dagen.

Robotten er regelstyret: den gør præcis det, den har fået besked på. Møder den noget uventet, stopper den eller sender opgaven til et menneske.

RPA skinner ved opgaver, der er højvolumen, regelfaste og kedelige. Overførsel af data mellem to systemer uden integration. Indtastning af fakturaer i økonomisystemet. Oprettelse af sager ud fra mails med fast struktur. Afstemninger, hvor tallene skal hentes tre steder og sammenlignes.

Gevinsten kommer hurtigt, for robotten bygges på uger, ikke måneder, og den rører ikke ved de underliggende systemer.

Prisen for genvejen er skrøbelighed. Robotten kender skærmbilledet, ikke forretningen. Ændrer systemet udseende efter en opdatering, vælter robotten, og så står opgaven stille, til nogen retter manuskriptet. Mange virksomheder ender med en flok robotter, der skal passes som en lille zoo, og vedligeholdet æder gevinsten.

Dertil kommer overblikket: robotter, der logger ind som mennesker, skal styres med samme omhu som mennesker. Ellers bliver de et hul i adgangsstyringen.

Første spørgsmål: har systemerne et API? Er svaret ja, er en integration næsten altid det rigtige valg. Andet spørgsmål: hvor tit ændrer skærmbillederne sig? Et system, der opdateres ofte, vælter robotten igen og igen. Tredje spørgsmål: hvem ejer robotten? Der skal stå et navn på den, der retter manuskriptet, overvåger kørslerne og siger til, når robotten bør afløses af en rigtig løsning.

Kan I ikke svare på de tre, er I ikke klar til robotten. Så er det processen, der skal ses efter først, og tit ligger gevinsten netop dér.

Vores tommelfingerregel er enkel. Har systemerne et API, så byg en rigtig integration, hvor data flyttes direkte og stabilt. Den holder, når skærmbilleder ændrer sig, og den kan overvåges som al anden drift. Har systemet intet API, og er en udskiftning ikke realistisk lige nu, kan RPA være en fin bro i en periode.

Se RPA som en midlertidig løsning med en plan for afløsning, ikke som fundamentet. Lapper man længe nok, bliver lappen den dyreste del af løsningen.

Klassisk RPA kan kun det regelfaste. Kombineres robotten med AI, kan den også håndtere det ustrukturerede: læse en mail uden fast form, trække beløb ud af et skævt dokument, vurdere en henvendelse. Det kaldes ofte intelligent automatisering, og det er tit her, de store gevinster ligger.

Princippet er dog det samme som altid: reglerne tager de faste trin, AI tager vurderingerne, og mennesker tager tvivlstilfældene. Værktøjet er aldrig målet. Det er den sparede tid og de færre fejl, der skal kunne ses på bundlinjen.